Jak dać dobry feedback? 4 zasady, o których musisz pamiętać!

Niezależnie od wykonywanego zawodu, zapewne spotkałeś się z pojęciem „feedback”. Co to jest i jak powinniśmy używać go w komunikacji ze swoimi współpracownikami, by zwiększyć efektywność naszej pracy? 

Na czym polega feedback w pracy?

Feedback co to znaczy? Pojęcie feedback pochodzi z języka angielskiego i oznacza udzielenie informacji zwrotnej. Co to jest feedback? W praktyce oznacza on ocenę pracownika – pozytywną lub negatywną. To bardzo ważne narzędzie, które nie tylko wpływa na poprawę działań Twoich współpracowników, ale także skutecznie oddziałuje na formę i poziom komunikacji w zespole. Dlatego warto zwrócić uwagę, jak przekazujemy feedback – od wyboru odpowiednich słów, przez przestrzeń, w której chcemy przekazać informację zwrotną, aż po sam cel, jaki chcemy osiągnąć. 

Ocena pracownika – sprawdź, jak robić to dobrze

Jak już zostało to wcześniej wspomniane – feedback w pracy powinien przede wszystkim opierać się na odpowiedniej formie i treści. Powinniśmy przeprowadzić naszą rozmowę ze współpracownikiem tak, by zrozumiał nasze argumenty i mógł wyciągnąć z nich wnioski, a jednocześnie – nie poczuł się urażony. Jeśli myślisz o przeprowadzeniu takiej rozmowy, dobrze się do niej przygotuj. Jak to zrobić?

Przede wszystkim wybierz odpowiednie miejsce – powinno być swobodną przestrzenią do wymiany wzajemnych spostrzeżeń, więc najlepiej jest unikać gwaru i innych osób wokół. Ważny jest także czas – lepiej, by ocena pracownika nie była przeprowadzana w pośpiechu, między jednym zadaniem a innym. To, w jaki sposób podejdziemy do przekazania feedbacku, świadczy także o naszym stosunku do naszego rozmówcy! Zwróć także uwagę, na odpowiednio zbudowany komunikat – to ważne, by użyć sformułowań, które będą jednocześnie zrozumiałe, konkretne i nie wzbudzą niechcianej reakcji.

Jak udzielać feedbacku? Oto kilka zasad, na które warto zwrócić uwagę:

Zasada 1.

Pamiętaj, by wszelkie uwagi przekazywać bezpośrednio do rozmówcy. Jeżeli widzisz problem z postępowaniem w pracy swojego współpracownika, nie rozmawiaj o tym z innymi osobami. Ocena pracownika powinna zawsze wychodzić w pierwszej kolejności do osoby bezpośrednio zaangażowanej w całą sytuację. Szczególnie, jeśli informacje, które chcesz przekazać, są negatywne. Trzymanie się tej zasady pozwoli Ci zbudować wzajemne zaufanie w Twoim zespole i poprawi codzienną komunikację.

„Komunikacja to umiejętność, której można się nauczyć. To jak jazda na rowerze czy pisanie na maszynie. Jeśli tylko nad nią popracujesz, możesz bardzo szybko poprawić jakość każdej części swojego życia”. – Brian Tracy

Zasada 2.

Jak jeszcze powinna wyglądać ocena pracownika? Przykładem dobrego nawyku jest podawanie konkretnych sytuacji, w których zachowanie naszego współpracownika nie spełniło naszych oczekiwań. To bardzo ważne, by nasze ewentualne zarzuty (lub zachowania, które chcemy pochwalić!) budować, na przykładach, które zwróciły naszą uwagę. Powinniśmy unikać mówienia ogólnikami, a w zamian za to wskazywać na konkretne sytuacje i działania, które należy poprawić. Dzięki temu nasza rozmowa ma większe szanse, by odnieść zamierzony skutek.

 

Zasada 3.

Kolejnym istotnym krokiem, jest dialog. Skuteczny feedback nie opiera się na monologu, dlatego powinniśmy zawsze dać czas i szansę na reakcję. Druga strona może mieć potrzebę przedstawienia, jak wygląda dana sytuacja z jej perspektywy i ustosunkowania się do naszych słów. To, co ma nam do powiedzenia nasz współpracownik, powinno być dla nas także doskonałą okazją, by wpłynąć pozytywnie na relacje w zespole i unikać niechcianych sytuacji w przyszłości, także w przypadku innych osób. Może się także zdarzyć, że sami popełniamy błędy – ocena pracownika i szczera zaufana rozmowa to też dobry moment na krytyczną ocenę własnych działań.

„Sztuka komunikacji jest językiem przywództwa”. – James Humes

 

Zasada 4.

Ostatnim, ale niemniej ważnym, elementem jest fakt, że feedback nie powinien nam się kojarzyć jedynie z negatywnymi komentarzami. O ile konstruktywna krytyka pozwala nam efektywniej wypełniać swoje obowiązki i poprawia jakość naszej pracy, to nadal powinniśmy pamiętać, by udzielać zasłużonych pochwał. W końcu, gdy ktoś zauważa nasze starania i je docenia, staje się to dla nas niezrównaną motywacją do dalszego działania. W ten sam sposób powinniśmy działać z naszymi współpracownikami. Pamiętaj, że każdy feedback może stać się zapalnikiem do jeszcze lepszych wyników Twojego zespołu – wszystko zależy od tego, jak podejdziesz do tematu. 

 

Czego powinniśmy unikać?

Podczas przeprowadzania takiej rozmowy, może dojść do pewnych nieprzyjemności lub nawet… kłótni. Czego zatem powinnyśmy unikać, gdy dajemy komuś negatywny feedback? Przede wszystkim nie możemy dopuścić, by  podczas spotkania przemawiały przez nas emocje. Dlatego wystrzegaj się surowego tonu, podniesionego głosu i oceniających zwrotów. Staraj się, by Twój komunikat był neutralny, a jego celem było wspólne rozwiązanie problemu.

Kolejnym aspektem są osobiste uprzedzenia. Skuteczny feedback powinien być skierowany w sposób wykonywanej pracy i nasze ewentualne wnioski na ten temat, a nie nasze prywatne odczucia wobec osoby, z którą rozmawiamy.

 

Skuteczny feedback – o tym musisz pamiętać

Nie da się ukryć, że odpowiednio przeprowadzona ocena pracownika ma ogromny wpływ na relacje i komunikację w naszym zespole. Dlatego tak ważne jest, by dobrze się przygotować do takich rozmów i zawsze na względzie mieć wspólny cel, do którego dążycie jako zespół. 

Jeśli chcesz się przekonać, jak pracujemy w Columbus Elite i stać się częścią naszego zespołu, znajdź nas na Facebook’u.